E-Dönüşüm
Sektörel Çözümler
Hastanelerin kurumsal veya bireysel müşterilerine faturalarını veya fişlerini kâğıt ortamında kesmesi durumudur. Hastanelerin faturalarını kâğıt olarak kesmesi sağlık hizmeti alan ama evine bir an önce gidip dinlemesi ve iyileşmesi gereken hastaları uzun süre bekletilmesine neden olmaktadır. Bu durumdan ötürü hastaların memnuniyetsizliği artmakta ve sağlığına kavuşturduktan sonra da kendine daha hızlı hizmet veren hastaneyi seçmeye başlamaktadır. Hâlbuki sağlık hizmeti alan hastanın mail adresi alınarak Arşiv Fatura ile mailine gönderilecek faturanın yasal geçerliliği olduğu gibi hızlı işlem yapılarak hasta memnuniyeti ve hastanın evine daha kısa sürede dönmesi de sağlanmış olacaktır.
Sağlık sektöründe bu denli acil hızlı işlem ihtiyacı varken E-Fatura sistemine geçiş sağlanması tüm sağlık sektöründe hizmet veren firmaları zamandan ve maliyetlerden tasarruf etmesine yarar sağlayacaktır. Ayrıca Arşiv Faturaya gönüllü geçen firmaların çalışanlarının daha yararlı çalışma şekline kavuşması ve çalışma memnuniyetinin artmasına yarar sağlamış olacaktır. En kısa sürede E- Fatura kullanımında yerinizi alarak hem şirket içi tasarruf sağlayın hem de doğaya katkıda bulunmuş olacaksınız.
- EDM E-Fatura, E-Arşiv Fatura ve E-İrsaliye hizmetleri, sağlık sektöründeki başta Meddata, Medisis, Medisoft, Monad, Bizmed, Bilmed gibi birçok hastane otomasyon yazılımlarıyla entegre çalışmaktadır.
- EDM’nin sağlık sektöründe çalışmalarının başlangıç noktaları olan Meddata, Monad, Bizmed, Bilmed EDM e-dönüşüm ürünlerini 1 yılı aşkın süredir tüm müşterilerine tanıtmakta ve kullanmalarını sağlamaktadırlar.
- Böylece hastaneler, kullandıkları hastane otomasyon programlarına entegrasyon ya da başkaca sabit bir ücret olmaksızın tam entegre şekilde e-dönüşüm çözümleri almakta, satış, iade, SGK faturaları gibi süreçlerini kolayca ve yüksek tasarrufla yürütebilmektedirler.
- Müşteriler, hastane otomasyonlarından gönderdikleri aldıkları faturaları, Meddata, Monad, Bizmed, Bilmed gibi tüm genel muhasebelerine ya da resmi muhasebecilerinin Luca, Zirve, Mikrokom gibi tüm programlarına tam otomatik aktarabilmektedirler.
İŞLEYİŞİ
- Hastane Otomasyonunuz tarafında oluşturulan faturalar, gönder butonuna basılarak faturaların tamamı muhataplarına e-fatura ise GİB üzerinden, e-arşiv fatura ise SMS veya mail olarak gönderilir.
- Hasta faturalarını da isterseniz bankolardan anında isterseniz muhasebenizden akşamları e-arşiv fatura olarak saniyeler içerisinde tek tek veya toplu gönderebilir ve basabilirsiniz.
- Böylece hastane banko sayısından ve personelinden tasarruf edersiniz. Hatta hasta psikolojisi açısından da hastayı bankoda bekletmeyip faturayı mail adresine göndererek hastanın evine daha kısa sürede dönmesiyle memnuniyetini de sağlanmış olacaksınız.
- E-Fatura, E-Arşiv Faturalar, İstanbul, Ankara ve İzmir de 3 yedekli olarak 10 yıl yasal geçerli saklanır.
- Müşteriler, hastane otomasyonlarından gönderdikleri aldıkları faturaları, Meddata, Monad, Bizmed, Bilmed gibi tüm genel muhasebelerine ya da resmi muhasebecilerinin Luca, Zirve, Mikrokom gibi tüm programlarına tam otomatik aktarabilmektedirler.
Öncelikle otele gelen her müşteri fatura talep ediyor. Ardından kullanılan ön muhasebe programına kayıt açılıyor, fatura bilgileri oluşturup orada kaydediliyor. Daha sonra resepsiyonist çalışanı matbu evrak halinde bulunan dosya içerisinde ön muhasebe programıma girdiği verileri tekrar girerek yazıcıya kâğıt çıktı olarak göndermek üzere evrakı oluşturuyor. Ardından oluşturduğu evrakı yazdırması için yazıcıya gönderiyor. Hay aksi yazıcının mürekkebi bitmiş! Durumu müşteriye bildirerek biraz daha beklemesi için siz isterseniz şöyle buyurun oturun size bir çay ikram edelim diyerek nezaketen bekletme isteğini dile getiriyor. Tabi bu süreç içerisinde müşteri bu evreye gelene kadar zaten yaklaşık 15 dakikasını kaybetmiştir. Oldu ki o arada bir kafile giriş yapmak istedi. Bu durumda diğer müşterilerle de ilgilenilmesi için resepsiyon da bir den eleman artışı olacak ve bu yoğunluk iş çözümlemek amaçlı bir eylem olacaktır. Bu bir çözüm müdür bakıldığında evet ama aslında hayır. O süreçte desteğe gelen her arkadaşı başka bir görevi vardı bu görevlerinden feragat ederek mevcut müşterinin memnuniyetsizliğini sağlayabilirler. Bunun yanı sıra bu örneğin başında bahsetmiş olduğum sadece bir fatura bekleyen müşterimizi de unutmamalıyız.
Resepsiyondaki her görevlinin müşterinin fatura detaylarını görmesi, faturaların 3. Nüshalarının resmi muhasebeye elle girilmesi, seyahat sonrasında faturasını kaybeden müşterilerin otelinden tekrar fatura aslı gibidir ibaresiyle istemesi gibi onlarca olumsuz işi ve sonucunu, E-Fatura ile bertaraf edebilirsiniz.
İş akış sürecinin dijitalleşmesi verimi ve memnuniyeti birlikte getirecektir. E-Dönüşümün Maliyeti < Zaman + Kâğıt + Mürekkep + Emek+10 Yıl Arşiv Alanı
Bu denklemde hem daha hızlı iş akışı sağlanmış olacaktır hem de maliyet açısında daha verim sağlanacaktır. Sıra bize gelmesini bekleyeceğimize e-dönüşüme hemen başlamak için yarın güzel bir gün olacaktır.
- EDM E-Fatura, E-Arşiv Fatura ve E-İrsaliye hizmetleri, OTEL sektöründeki RIXOS HOTELLER, CROWN PLAZALAR, DİANA HOTELLER, MAKSİMUM HOTELLER ve MAJÖR HOTELLER gibi onlarca otelin kullanmakta olduğu MODHOTEL, TALYA, SİSTEM HOTEL, AMONRO, SENTEZ gibi yazılımlarla entegre çalışmaktadır.
- Oteller, yazılımlarından gönderdikleri aldıkları faturaları Logo, mikro, Netsis, Vega gibi tüm genel muhasebelerine ya da resmi muhasebecilerinin Luca, Zirve, Mikrokom gibi tüm programlarına tam otomatik aktarabilmektedirler.
- Yazılımınız tarafında faturalar oluşturulur ve gönder butonuna basılarak faturaların tamamı muhataplarına e-fatura ise GİB üzerinden, e-arşiv fatura ise SMS veya mail olarak gönderilir.
- Müşterilerinizin bankolarda beklemesi, resepsiyondaki her görevlinin fatura detaylarını görmesi, faturaların 3. Nüshalarının resmi muhasebeye elle girilmesi gibi olumsuzlukları e-fatura ile bertaraf edebilir, müşteri bilgi gizliliği ile memnuniyeti sağlayabilirsiniz.
- EDM E-Fatura, E-Arşiv Fatura ve E-İrsaliye hizmetleri, FMCG sektöründeki ETİ, Coco Cola, Lever, Unilever, JTI, Torku, Şen Piliç, Beypiliç, Erpiliç, Efe, Peyman, Panda, Yörükoğlu gibi onlarca markanın distribütörlerinin kullanmakta olduğu ESCO, Voyage, Panaroma, Led, Vio, Vizyon Plus, Pansis gibi satış otomasyon yazılımlarıyla entegre çalışmaktadır.
- EDM’nin FMCG sektöründe çalışmalarının başlangıç noktaları olan Coca Cola, Panda, Peyman ve ETİ merkezleri, EDM e-dönüşüm ürünlerini 1 yılı aşkın süredir tüm distribütörlerine tanıtmakta ve kullanmalarını sağlamaktadırlar.
- Böylece distribütörler, kullandıkları satış otomasyon programlarına entegrasyon ya da başkaca sabit bir ücret olmaksızın tam entegre şekilde e-dönüşüm çözümleri almakta, fatura, iade, depozito, sevkiyat gibi süreçlerini kolayca ve yüksek tasarrufla yürütebilmektedirler.
- Distribütörler, satış otomasyonlarından gönderdikleri aldıkları faturaları ve irsaliyeleri, Logo, mikro, Netsis, Vega gibi tüm genel muhasebelerine ya da resmi muhasebecilerinin Luca, Zirve, Mikrokom gibi tüm programlarına tam otomatik aktarabilmektedirler.
- Bazı FMCG markaları için geliştirilen EDM STS (Sevkiyat ve Tahsilat Sistemi) ile distribütörlerin, planlanan sevkiyat ile gerçekleşen sevkiyat arasındaki farkları ve yapılan tahsilatların takibi sağlanmaktadır. Bu çözüm sayesinde distribütörlerin depozito takipleri sağlıklı bir şekilde yapılarak, gelir ve stok kaçaklarının önüne geçilmektedir.
SATIŞ OTOMASYONU ENTEGRASYON İŞLEYİŞİ
- Satış Otomasyonunuz tarafında irsaliyeler oluşturulur, tek tuşla irsaliyeler faturalaştırılır, gönder butonuna basılarak faturaların tamamı muhataplarına e-fatura ise GİB üzerinden, e-arşiv fatura ise SMS veya mail olarak gönderilir ayrıca a5 formatında kağıda basılarak mal ile beraber teslimatı sağlanabilir.
- Distribütörleriniz, sıcak satışta da e-faturaları, e-arşiv faturaları, araçlarda bulunan terminallerden gönderebilir ve basabilirler. E-irsaliyeler de zorunluluğu başladığında aynı şekilde gönderilip basılabilecektir.
- Üstelik oluşturulan tüm e-faturalar, e-arşiv faturalar ve e-irsaliyeler otomatik olarak distribütörlerinizin kullandığı muhasebe programlarına aktarılır.
- E-Fatura, E-Arşiv Fatura ve E-İrsaliyeler İstanbul, Ankara ve İzmir de 3 yedekli olarak 10 yıl yasal geçerli saklanır. Tüm bu işlemler yıllardır sigara sektörü distribütörleriyle çalıştığımız için, sigara özel vergi uygulamalarıyla tam uyumlu yapılmaktadır.
E-İmza ve KEP
- E-İmza elektronik ortamda oluşturulan dokümanların imzalanmasında kullanılan ve elektronik işlemlerde gönderilen bilginin gönderim sırasında değişmediğini, gönderen kişiye ait olduğunu ve inkâr edilemeyeceğini garantileyen sayısal verilerdir.
- Üniversitelerdeki tüm öğretim üyeleri ve çalışanlar gerek kurum içi gerekse kurum dışı yazışmalarında, proje imzalamalarında, resmi görüş bildirimlerinde elektronik imza kullanmaktadırlar. Elektronik İmza kullanımı özellikle EBYS alt yapısına sahip olan üniversiteler için büyük verimlilik kazandırmakta ve kağıtsız noter gücünde yazışma imkanı sağlayan Kayıtlı elektronik postaya geçiş sağlamak için ilk adımı teşkil etmektedir.
- Kayıtlı elektronik posta (KEP): gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının ve içeriğin değiştirilemediği, uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliği olan güvenli elektronik posta hizmetidir.
- EDM'nin KEP markası INTERKEP, Türkiye ve Dünya’da 50 bankanın altyapısını işleten Türkiye’nin önde gelen BT kurumudur.
- MEB DYS sisteminin EYP yazışma protokolü ile tek uyumlu KEP altyapısıdır, ilave program gerektirmez.
- INTERKEP sisteminde gönderiler ve ilgili deliller 20 yıl süreyle, Türkiye’de ilk ve tek TSE13298 standartlarına uygun, 3DS 32 bit şifreleme teknolojisiyle ve %98 sıkıştırma teknolojisi olan depository arşivleme kullanarak İstanbul-Ankara yedeklemeli saklanır.
- EDM, her kep gönderisini cep telefonlarına SMS ile otomatik bildirerek ve 7/24 teknik servisiyle rekabetin üzerinde hizmet vermektedir.
- EDM Bilişim KEP hizmetini de aynı e-imza ürününde olduğu üzere müşterinin yerinde ve anında sağlar. Üniversitelere özel kurumsal anlaşma kapsamında toplu E-İmza temini yapmaktadır.
E-FATURA VE E-ARŞİV FATURA
- Kanunen yıllık 10 milyon TL (1.1.2020’den itibaren 5 Milyon TL) ciro üzerindeki Özel ve Vakıf Üniversitelerine de zorunlu haline gelen E-Fatura ve E-Arşiv Fatura’ya devlet Üniversiteleri de gönüllü olarak geçiş yapmaktadır.
- EDM sistemlerinden e-fatura ve e-arşiv faturaları öğrenci ve velilerinize mail/sms olarak gönderebilir, sistemlerimizde erişimlerine açabilirsiniz.
- Faturalarınız İstanbul, Ankara ve İzmir’de 3 yedeklemeli olarak 10 Yıl yasal geçerli dijital ortamda 3DS şifreleme ve depository arşiv teknolojileriyle saklanır dilediğiniz an online erişim sağlayabilirsiniz.
- Fatura kurgulama ve tekrarlama özelliği ile her ay aynı faturaları düzenlemekten kurtulursunuz. Sadece tarihlerini revize ederek otomatik gönderimini sağlayabilirsiniz.
- ERP ve Muhasebe Programlarına uyumludur. E-Faturalar kullanılan muhasebe programından otomatik gönderilir, gelen faturalar stoklara ve carilere işlenir, istenirse tüm gelen giden faturalar mali müşavirde ki resmi muhasebe programına da aktarılarak fişler otomatik oluşturulur.