E-Dönüşüm
E-Arşiv Fatura
E-ARŞİV FATURA NEDİR?
Firmaların e-faturaya geçmemiş kurumsal ve bireysel müşterilerinin bildirdikleri herhangi bir mail adresine ya da SMS numarasına PDF formatında gönderilen ve 10 yıl boyunca elektronik ortamda online erişime açık saklanan dijital fatura tipidir.
E-Fatura sadece E-Faturaya geçmiş mükelleflere gönderilir.
E-Arşiv Fatura, E-Fatura geçmeyen tüm kurumlara ve bireylere gönderilir.
E-Fatura GİB üzerinden muhatabına E-Fatura kapalı devre sistem üzerinden ulaştırılır, Gönderici ve alıcı bu sistem üzerinden kullanıcılarıyla işlem yapabilirler, dolayısıyla GİB anında haberdar olur, iptal edilemez, ancak muhatap ret ya da iade yapabilir.
E-Arşiv Fatura muhatabına mail ya da SMS ile ulaştırılır, GİB’e bir sonraki gün saat 24:00'de kadar raporlanır.
Herhangi bir ciro ya da fatura miktar sınırlaması olmaksızın isteyen firma dilediği zaman E-Faturaya geçebilir. İki tür E-Fatura kullanıcısı vardır. Birinci tür kullanıcılar zorunluluk kapsamında E-Faturaya geçiş yapan kullanıcılar. Eğer siz de devlet tarafından açıklanan yıllık ciro limitini aştıysanız, zorunlu e-fatura mükellefi olursunuz ve takip eden sene başı itibariyle E-Fatura’ya geçişinizi tamamlamanız gerekmektedir. İkinci tür ise gönüllü e-fatura kullanıcısıdır. Özellikle e-ticaret yapan, kargo ile fatura gönderen, yeni iş kurup fatura ve kâğıt masrafından tasarruf etmek isteyen, arşivleme, operasyonel iş gücünü azaltmak isteyen ve profesyonellik kazanmak isteyen işletmeler sağladığı avantajlardan dolayı E-Faturayı tercih eden tüm firmalar E-Fatura ve E-Arşiv fatura geçiş yapabilir.
| GELİR İDARE BAŞKANLIĞI ZORUNLULUK MEVZUATI | ||
|---|---|---|
| MÜKELLEF | ZORUNLULUK | TARİH |
| 2018 Yılı Cirosu 10 Milyon TL Üzeri Mükellefler | e-Fatura + e-Arşiv Fatura + e-Defter + e-Defter Saklama | 1/1/2020 |
| 2018 veya 2019 Yılında Brüt Satış Hasılatı 5 Milyon TL Üzeri Mükellefler | e-Fatura + e-Arşiv Fatura + e-Müstahsil | 7/1/2020 |
| e-Defter + e-Defter Saklama | 1/1/2021 | |
| EPDK'dan Lisanslı Şirketler (Bayilik Lisansı Olanlar Dahil) ÖTV 1 | e-Fatura + e-Arşiv Fatura + e-Müstahsil + e-İrsaliye | 7/1/2020 |
| e-Defter + e-Defter Saklama | 1/1/2021 | |
| İnternet Aracılığı ile Satış, Kiralama ve Reklam İşlerine İnternet Siteleri Yoluyla Aracılık Edenler | e-Fatura + e-Arşiv Fatura | 7/1/2020 |
| e-Defter + e-Defter Saklama | 1/1/2021 | |
| Komisyoncu veya Tüccar Olarak Sebze-Meyve Ticareti Yapanlar | e-Fatura + e-Arşiv Fatura + e-Müstahsil + e-İrsaliye | 1/1/2020 |
| e-Defter + e-Defter Saklama | 1/1/2020 | |
| Bavul Ticareti Yapanlar | e-Fatura + e-Arşiv Fatura | 7/1/2020 |
| e-Defter + e-Defter Saklama | 1/1/2021 | |
| Vergi Mükellefi Olmayanlara Düzenlenecek 30.000 TL'yi Aşan Faturalar | e-Arşiv Fatura | 1/1/2020 |
| Vergi Mükellefi Olanlara Düzenlenecek 5.000 TL'yi Aşan Faturalar | e-Arşiv Fatura | 1/1/2020 |
| 2018 Yılı Cirosu 25 Milyon TL Üzeri Mükellefler | e-İrsaliye | 7/1/2020 |
| e-Fatura Mükellefi Olup Şekerin(Beyaz Şeker, Yarı Beyaz Şeker...) İmalini Gerçekleştiren Mükellefler | e-İrsaliye | 7/1/2020 |
| e-Fatura Mükellefi Olup Maden, Demir ve Çelik (GTİP 72) ile Demir veya Çelikten Eşya (GTİP 73) İmali, İthali veya İhracı Faaliyetinde | e-İrsaliye | 7/1/2020 |
| Gübre Takip Sistemi'ne Kayıtlı Kullanıcılar | e-İrsaliye | 7/1/2020 |
| Bağımsız Denetime Tabi Olan Şirketler | e-Defter | 1/1/2020 |
| Tüm Mevcut e-Defter Mükellefleri (Geçmiş e-Defterler Dahil) | e-Defter Saklama | 1/1/2020 |
| 01.02.2020 Tarihi İtibariyle Faaliyetine Devam Etmekte Olan Serbest Meslek Erbapları | e-Serbest Meslek Makbuzu | 6/1/2020 |
| 01.02.2020 Tarihi İtibariyle Faaliyetine Başlayacak Serbest Meslek Erbapları | e-Serbest Meslek Makbuzu | İşe Başladıkları Ayı İzleyen 3. Ayın Sonu |
| e-Fatura Uygulamasına Kayıtlı Olan ve Müstahsil Makbuzu Düzenleyen Mükellefler | e-Müstahsil Makbuzu | 7/1/2020 |
| Kara-Deniz Taşımacılığında D1 Yetki Belgesi Olanlar | e-Bilet | 1/1/2021 |
| Sinema İşletmeleri | e-Bilet | 01.0.2020 |
MALİYETLERİNİZİ MİNİMİZE EDER
EDM E-Fatura ve E-arşiv Fatura ile Kâğıt, baskı, kargo, arşivleme gibi zaman ve para maliyetleriniz EDM E-Fatura çözümü ile minimum seviyelere düşürürsünüz.
OPERASYONUNUZ HIZLANIR VE VERİMLİLİĞİ ARTAR
EDM E-Fatura ve E-arşiv Fatura ile çalışanlarınızın operasyonel iş gücünü ortadan kaldırarak daha verimli alanlarda faaliyet göstermesine olanak tanırsınız.
ANINDA VE GÜVENİLİR FATURA AKIŞI SAĞLAR
Faturalarınız, kullandığınız ERP ve muhasebe programları içinden ve EDM sistemleri üzerinden anında muhataplarına ulaşır. Gönderdiğiniz ve aldığınız faturaların %100 gerçek olduğundan emin olursunuz.
YASAL GEÇERLİ / GÜVENLİ SAKLAMA VE ONLİNE ERİŞİM OLANAĞI VERİR
Faturalarınız, EDM sistemlerinde 10 yıl boyunca 3 Yedeklemeli ve 3DS şifreleme teknolojisiyle en güvenli şekilde saklanır. Faturalarınıza dilediğiniz an online erişebilir, tek tek ya da toplu olarak tekrar gönderme, görüntüleme ve pdf / baskı alma gibi işlemleri yapabilirsiniz.
DOĞAYA DESTEK VERİR
Her yıl uğruna milyonlarca ağaç kesilen kâğıtlar yerine elektronik ortama taşınan faturaların bu çözümü, doğanın korunması adına da büyük katkıda bulunmuş olursunuz.
İMAJINIZI YÜKSELTİR
E-Faturaya geçme olgusu, tüm müşterileriniz ve iş ortaklarınızda nezdinde; teknolojiyi kullanan, modern yönetilen, şeffaf ve kanunlara uygun iş yapan sağlam güvenilir firma imajınızı pekiştirecektir.
VE
Hızlı mutabakat ve nakit akışı, elektronik iç ve dış denetim İçin uygun altyapı, hızlı uyuşmazlık çözümü ve uluslararası standartlara uyum gibi daha sayısız faydalara kavuşursunuz.
ERP VE MUHASEBE PROGRAMINIZA TAM ENTEGRASYON
200’e Yakın ERP ve Muhasebe programı ile anlaşmalı olan EDM ayrıcalığıyla ERP sistemi ve muhasebe programına tam entegre hizmet alacak, yani giden faturalarınız bu sistemlerinizden otomatik gidecek, gelen faturalarınız sistemlerinizin cari ve stoklarına otomatik işlenecek ve müşaviriniz programına otomatik aktarılacaktır.
TÜM RESMİ MUHASEBELERE TAM OTOMATİK AKTARIM
EDM resmi muhasebeye aktarım modülü sayesinde, tüm giden ve gelen faturalarınızı dilediğiniz aralıklarla mali müşavirinizin kullandığı resmi muhasebe programına aktarabilirsiniz. Bunun için tek yapmanız faturaları toplu seçip ilgili resmi muhasebe programının adının yazdığı kutucuğu kliklemekten ibaret.
ANAHTAR TESLİM HIZLI KURULUM
Siz, EDM ile çalışmaya karar verdikten sonra, TÜBİTAK’a mali mühür başvurusu, GİB’e e-fatura, e-defter vb tüm başvurular ve mali mührünüzün çalıştırılması dâhil tüm işlemler, EDM saha temsilciniz tarafından halledilir. Sonrasında EDM Merkez 30 dakika içinde portalinizi açar ve kullandığınız ERP ve muhasebe programına entegrasyonunuzu sağlar.
7/24 ÖZEL MÜŞTERİ TEMSİLCİ
İlinizde sizlere özel atanan satış ve servis saha temsilciliği tarafından tüm başvuru, kurulum, eğitim ve teknik servis desteği alır. EDM Merkezde, 7/24 arayabileceği bir asıl birde yedek müşteri temsilcisi Size özel atanır.
MALİYETLERİNİZİ MİNİMİZE EDER
EDM E-Fatura ve E-arşiv Fatura ile Kâğıt, baskı, kargo, arşivleme gibi zaman ve para maliyetleriniz EDM E-Fatura çözümü ile minimum seviyelere düşürürsünüz.
SABİT ÜCRETSİZ VE KONTÖR YAKMASIZ ETİK ÜCRETLENDİRME
EDM, aylık sabit, yıllık sabit, güncelleme, kota aşımı gibi her ne ad altında olursa olsun etik olmayan aldatıcı ve gizli tarifeler uygulamaz, kalan kontörünüz ay sonu ve yılsonu gibi bahanelerle yakmaz, devreder. E-Fatura portal aktivasyonları ücretsizdir. ERP programınıza entegrasyon ücretini bir kerelik ödersiniz ve ömür boyu kullanırsınız. Kullanımınız boyunca kontör ücreti dışında hiçbir ücret ödemezsiniz.
DİĞER NEDENLER:
- 3DS şifreleme teknolojisiyle en yüksek güvenlik
- Depository arşiv teknolojisi ile ilelebet tüm yazılımlara uyumluluk garantisi
- Online VKN kontrolü ile otomatik e-fatura ve e-arşiv fatura gönderim kararı
- Grup şirket ve şube tanımlaması ile tek platformdan yönetim yeteneği
- Sınırsız kullanıcı tanımlama imkânı
- İlgili alıcıya e-faturayı tekrar gönderebilme seçeneği
- Tam metin arama imkânı ile faturadaki her alanı arama
- Süreç yönetimi ve bildirimleri
- Gelişmiş raporlama imkânı
- Hastaneler
- Oteller
- Perakende Firmaları
- Dağıtım Firmaları
- Tekstil Firmaları
- İnternet Ticareti Firmaları
- İhracat Firmaları
- Yemek Firmaları
- Araç Kiralama Firmaları
- AVM ve OSB ler
- Bilişim Firmaları
- Personel ve okul servis firmaları
- Ajanslar
- Aracılık hizmeti yapan firmalar
Kâğıt fatura basma ve gönderme maliyetini ortadan kaldıran E-Fatura ve E-Arşiv Fatura uygulamasıyla kâğıda fatura basma dönemi yavaş yavaş tarih oluyor. Günümüzde özellikle, çok sayıda fatura kesen işletmeler için önemli kolaylıklar sağlayan bir uygulama olduğundan işletmeler arasında hızla kendisine yer bulmuştur. Örneğin, müşteri sayısı, İş yaptığı partner sayısı ya da tedarikçi sayısı yüksek firmaları düşünecek olursak e-fatura ve e-arşiv faturaya geçmesi, her ay milyonlarca faturanın ikinci nüshalarını klasörler dolusu raflarda arşivlemekten kurtulması anlamına gelmektedir. E-Fatura ve e-arşiv faturanın firmalara sağladığı operasyonel hız, doğruluk, netlik ve verimlilik, firmaların bu hizmetlere geçmesinde ger geçen gün daha fazla rol oynamaktadır. E-Fatura ve e-arşiv faturanın en çok revaşta olduğu sektörlere sağladığı faydalardan örnekler:
HASTANELER
Hastanelerin kurumsal veya bireysel müşterilerine faturalarını veya fişlerini kâğıt ortamında kesmesi durumudur. Hastanelerin faturalarını kâğıt olarak kesmesi sağlık hizmeti alan ama evine bir an önce gidip dinlemesi ve iyileşmesi gereken hastaları uzun süre bekletilmesine neden olmaktadır. Bu durumdan ötürü hastaların memnuniyetsizliği artmakta ve sağlığına kavuşturduktan sonra da kendine daha hızlı hizmet veren hastaneyi seçmeye başlamaktadır. Hâlbuki sağlık hizmeti alan hastanın mail adresi alınarak Arşiv Fatura ile mailine gönderilecek faturanın yasal geçerliliği olduğu gibi hızlı işlem yapılarak hasta memnuniyeti ve hastanın evine daha kısa sürede dönmesi de sağlanmış olacaktır.
Sağlık sektöründe bu denli acil hızlı işlem ihtiyacı varken E-Fatura sistemine geçiş sağlanması tüm sağlık sektöründe hizmet veren firmaları zamandan ve maliyetlerden tasarruf etmesine yarar sağlayacaktır. Ayrıca Arşiv Faturaya gönüllü geçen firmaların çalışanlarının daha yararlı çalışma şekline kavuşması ve çalışma memnuniyetinin artmasına yarar sağlamış olacaktır. En kısa sürede E- Fatura kullanımında yerinizi alarak hem şirket içi tasarruf sağlayın hem de doğaya katkıda bulunmuş olacaksınız.
OTELLER
Öncelikle otele gelen her müşteri fatura talep ediyor. Ardından kullanılan ön muhasebe programına kayıt açılıyor, fatura bilgileri oluşturup orada kaydediliyor. Daha sonra resepsiyonist çalışanı matbu evrak halinde bulunan dosya içerisinde ön muhasebe programıma girdiği verileri tekrar girerek yazıcıya kâğıt çıktı olarak göndermek üzere evrakı oluşturuyor. Ardından oluşturduğu evrakı yazdırması için yazıcıya gönderiyor. Hay aksi yazıcının mürekkebi bitmiş! Durumu müşteriye bildirerek biraz daha beklemesi için siz isterseniz şöyle buyurun oturun size bir çay ikram edelim diyerek nezaketen bekletme isteğini dile getiriyor. Tabi bu süreç içerisinde müşteri bu evreye gelene kadar zaten yaklaşık 15 dakikasını kaybetmiştir. Oldu ki o arada bir kafile giriş yapmak istedi. Bu durumda diğer müşterilerle de ilgilenilmesi için resepsiyon da bir den eleman artışı olacak ve bu yoğunluk iş çözümlemek amaçlı bir eylem olacaktır. Bu bir çözüm müdür bakıldığında evet ama aslında hayır. O süreçte desteğe gelen her arkadaşı başka bir görevi vardı bu görevlerinden feragat ederek mevcut müşterinin memnuniyetsizliğini sağlayabilirler. Bunun yanı sıra bu örneğin başında bahsetmiş olduğum sadece bir fatura bekleyen müşterimizi de unutmamalıyız.
Resepsiyondaki her görevlinin müşterinin fatura detaylarını görmesi, faturaların 3. Nüshalarının resmi muhasebeye elle girilmesi, seyahat sonrasında faturasını kaybeden müşterilerin otelinden tekrar fatura aslı gibidir ibaresiyle istemesi gibi onlarca olumsuz işi ve sonucunu, E-Fatura ile bertaraf edebilirsiniz.
İş akış sürecinin dijitalleşmesi verimi ve memnuniyeti birlikte getirecektir. E-Dönüşümün Maliyeti < Zaman + Kâğıt + Mürekkep + Emek+10 Yıl Arşiv Alanı
Bu denklemde hem daha hızlı iş akışı sağlanmış olacaktır hem de maliyet açısında daha verim sağlanacaktır. Sıra bize gelmesini bekleyeceğimize e-dönüşüme hemen başlamak için yarın güzel bir gün olacaktır.
PERAKENDE
Perakende satış ile birlikte her türlü ihtiyacımızı tek bir yerden karşılayabilmekteyiz. Aylık ihtiyaçlarımızı tek bir yerden karşılayabilsek bile, evet ya da firmalarımıza kucak dolusu faturalar ile dönmekten maalesef kurtulamıyoruz. Üstelik sadece kucak dolusu fatura ile dönmekle kalmayarak, aldığımız ürünler de sorun çıkmasına karşın bu faturaları uzun bir süre saklamak zorunda kalabiliyoruz. Eğer faturayı kaybedersek ve kısa süre içinde aldığımız üründe bir sorun çıkar ise yine maalesef paramızı çöpe atmışçasına hiçbir değişim ve tadilat işlemlerinden faydalanamıyoruz.
E-fatura ile birlikte perakende satışın yapıldığı yerlerde kasalarda ki uzun fatura kuyrukları da kayboldu. Sadece kuyruklar değil yazıcıdan gelen kulak tırmalayan ve hiç bitmeyen gürültülü yazıcılarda kayboldu. Böylece perakende mağazaları daha refah yerler haline gelerek, tüketiciyi daha çok cezbetmeye başlamıştır.
Sattığımız ürünler karşılığında kestiğimiz faturaların bilhassa şehir dışına ulaşmalarında ciddi sorunlar yaşanmaktaydı. Faturanın kaybolması, geç ulaşması gibi sorunlar günlük yaşantımızın bir parçası olmuştur. Bu tip sorunlar ile birlikte yüzlerce ödemede ciddi gecikmeler meydana gelmektedir. Bu da şirketlere çeşitli zararlar vermektedir. Arşiv faturada ise kestiğiniz faturalar saniyeler içinde tüketiciye iletilmektedir. Üstelik faturada meydana gelen yanlışlıklar 1-2 dakika gibi kısa sürede düzeltilerek tekrar müşteriye iletilebilmektedir. Böylece Arşiv fatura hem şirketimizin maddiyatını hem de müşteriler ile yaşanan sorunları minimum seviyeye indirmektedir. Böylece hem üretici hem tüketici, iç rahatlığı ve daha güvenli şekilde alışverişlerini tamamlayabilmektedir.